Mit BackupOnShutdown können Sie die Datensicherung für eine Arztpraxis oder kleine Firma zum letzten Schritt des Arbeitstags machen: Sie sichern ausgewählte Ordner auf eine externe Festplatte oder in einen Netzwerkordner, danach fährt der PC bei erfolgreichem Abschluss herunter. Die Dateisicherung starten Sie selbst; Passwortschutz und mehrere Sicherungsorte sind optional. In einer Arztpraxis ergänzt sie das vom Hersteller Ihrer Praxissoftware empfohlene Sicherungsverfahren.
Welche Arbeitsordner sollten Sie sichern?
Beginnen Sie mit den Dateien, die am nächsten Morgen fehlen würden: Briefe, Scans, exportierte Berichte und Dokumente auf dem Desktop. Die Ordner wählen Sie selbst aus. Die App findet nicht automatisch alle Geschäftsdaten und weiß auch nicht, wo Ihre Praxissoftware ihre Datenbank speichert.
Nutzen Sie für eine Praxisdatenbank das Sicherungs- oder Exportverfahren des Softwareherstellers und nehmen Sie die dabei erzeugten Sicherungsdateien in Ihre Ordnerauswahl auf. Das Kopieren einer laufenden Datenbank allein belegt nicht, dass sie sich korrekt wiederherstellen lässt. BackupOnShutdown kann geöffnete Dateien über die Windows-Volumeschattenkopie nur einbeziehen, wenn Sie die App als Administrator starten; andernfalls werden sie übersprungen und aufgelistet. Der Leitfaden zu geöffneten Dateien erklärt diese Voraussetzung.
Behalten Sie das vom Hersteller vorgesehene Sicherungsverfahren bei, auch wenn Sie zusätzlich BackupOnShutdown nutzen. Wenn Sie nach einem Systemausfall auch Windows und installierte Programme wiederherstellen müssen, planen Sie zusätzlich eine Sicherung als Festplattenabbild ein.
Wo sollten die Sicherungen liegen?
Eine externe Festplatte bietet eine Kopie getrennt vom PC. Ein Netzwerkordner, auf den der PC bereits zugreifen kann, etwa eine NAS-Freigabe, eignet sich als weiterer Sicherungsort. Der Leitfaden zu Sicherungsorten erklärt, wie Sie mehrere Orte zu einer Sicherung hinzufügen; die App sichert dort nacheinander.
Dabei ist die Richtung wichtig: Sie können in einen Netzwerkordner sichern. Sicherungen von Dateien, die aus einem UNC-Netzwerkordner stammen, lassen sich in dieser Version jedoch nicht über die App wiederherstellen. Planen Sie die Sicherung gemeinsam genutzter Praxisdaten deshalb mit Ihrem IT-Dienstleister und prüfen Sie, welche Daten der Ablauf tatsächlich abdeckt.
Eine sinnvolle Aufteilung ist eine Kopie im Büro und ein sicher aufbewahrtes Laufwerk außerhalb der Praxis oder Firma. Schließen Sie das externe Laufwerk vor dem Start an, wenn diese Kopie heute aktualisiert werden soll. Ein nicht angeschlossener zusätzlicher Sicherungsort wird übersprungen. Der PC kann trotzdem herunterfahren, wenn die Sicherung an einem anderen Ort ohne Fehler oder nicht lesbare Dateien abgeschlossen wird. Ist keiner der Sicherungsorte einer Sicherung erreichbar, fordert die App Sie auf, ein Laufwerk anzuschließen und es erneut zu versuchen; der PC bleibt eingeschaltet.
Alte Versionen aufbewahren ist standardmäßig auf 1 Jahr eingestellt. Dabei bleibt eine Auswahl älterer Versionen erhalten, nicht jede einzelne Sicherung. Die neueste Sicherung wird immer aufbewahrt.
Wie schützen Sie vertrauliche Dateien?
Aktivieren Sie den Passwortschutz für Sicherungen mit vertraulichen Geschäfts- oder Patientendaten, besonders auf Laufwerken, die das Gebäude verlassen. Er ist zunächst ausgeschaltet; ohne Passwort kann jede Person, die das Laufwerk hat, die Dateien öffnen. Bewahren Sie das Passwort sicher und für berechtigte Vertretungen zugänglich auf, damit die Sicherung auch während Ihrer Abwesenheit nutzbar bleibt. Ein verlorenes Passwort können auch wir nicht wiederherstellen. Der Leitfaden zum Passwortschutz erklärt die Einrichtung.
Die App speichert die Dateien auf den gewählten Laufwerken oder in Netzwerkordnern, lädt sie nicht in eine Cloud hoch und sendet keine Nutzungsdaten. Ihre Praxis braucht weiterhin geeignete Zugriffsregeln und einen Sicherungsablauf, der ihre Anforderungen erfüllt.
So schließen Sie den Arbeitstag ab
Speichern Sie vorher Ihre Arbeit in anderen Programmen. Windows beendet diese beim Herunterfahren zwangsweise, sodass ungespeicherte Änderungen verloren gehen können.
- Schließen Sie das Laufwerk an, das heute aktualisiert werden soll, und führen Sie die von Ihrer Fachsoftware vorgesehene Sicherung oder den Export durch.
- Klicken Sie auf Sichern & herunterfahren, oder doppelklicken Sie die optionale Desktop-Verknüpfung. Zum Einrichten aktivieren Sie unter Einstellungen → Allgemein die Verknüpfung auf dem Desktop und klicken auf Speichern. Die Verknüpfung überspringt die Bestätigungsabfrage der Schaltfläche.
- Warten Sie, bis die Sicherung fertig ist. Schlägt sie fehl, brechen Sie ab oder werden nicht lesbare Dateien übersprungen, bleibt der PC eingeschaltet. Prüfen Sie dann die Zusammenfassung und beheben Sie das Problem, bevor Sie gehen.
Nutzen Sie die Schaltfläche oder Verknüpfung als Teil Ihres Feierabendablaufs: Das Herunterfahren über das Windows-Startmenü startet keine Sicherung, und eine geplante nächtliche Sicherung gibt es nicht. Der Leitfaden zum Sichern und Herunterfahren beschreibt den vollständigen Ablauf. Stellen Sie nach der ersten erfolgreichen Sicherung eine Datei in einem separaten Ordner wieder her und öffnen Sie sie zur Kontrolle. Wiederholen Sie diese Prüfung regelmäßig.
Wer braucht eine Lizenz?
Eine Lizenz gilt für eine benannte Person auf beliebig vielen eigenen Computern. Zwei Personen, die mit der App jeweils ihren eigenen PC sichern, brauchen zwei Lizenzen. Ein Abo gibt es nicht; die Preisseite zeigt den Preis in Ihrer Währung. Updates innerhalb Ihrer Lizenz sind enthalten, während eine künftige Hauptversion separat verkauft werden kann. Die kostenlose Testphase dauert 14 Tage, ohne Konto und ohne Kreditkarte. Bei Fragen schreiben Sie an office@spqrk.net; dort antwortet die Person, die die App entwickelt.
BackupOnShutdown läuft unter Windows 10 und 11 mit 64 Bit und unter macOS 13 oder neuer mit Apple Silicon.
Laden Sie BackupOnShutdown herunter und testen Sie während der 14-tägigen Testphase sowohl den Feierabendablauf als auch das Wiederherstellen Ihrer Dateien.